¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es una herramienta para recopilar y
organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar
información común sobre personas, productos, pedidos, etc. o
cualquier otro tipo de información relevante.
Partes de una base de datos
Los componentes típicos de una base de datos hecha en Access
son:
Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Módulos
Tablas
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una
hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas.
Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo
en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los
datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de
organizarse los datos. Para lograr la máxima flexibilidad para una base de
datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya
redundancias.
Cada fila de una tabla se denomina “registro” y es donde se
almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos
uno). Los “campos” corresponden a las columnas de la tabla y se deben
configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora,
numérico, o cualquier otro tipo.
Formularios
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de
entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con
los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos
comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los
datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases
de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las
tablas.
Informes
Los informes o también llamados “reportes”, sirven para
resumir y presentar los datos de las tablas. Un informe se puede ejecutar en
cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de
datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero
también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar
por correo electrónico.
Consultas
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en
una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función
más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver
suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede
verlos en una sola hoja de datos.
Además, puesto que normalmente no desea ver todos los
registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para
"filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las
consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.
Macros
Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de
programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad
de la base de datos. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como
abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas
las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se
pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.
El programa
Access de la suite de Office 2007
conserva gran parte de sus características y
rendimiento como el programa más utilizado para el manejo de bases de
datos en el mercado de la computación y
la informática, la presentación en
pantalla 
Access 2010 es un software de base de datos
relacional en la suite de Microsoft Office 2010 que permite a los usuarios introducir,
gestionar y ejecutar informes sobre grandes cantidades de datos. 
